E-ticarette e-Fatura ve e-Arşiv: ne zaman hangisi kesilir?

İnternetten satış yapan işletmelerin faturalarını elektronik ortamda düzenlemesi gerekir. Hangi belgenin kesileceği ise alıcının kim olduğuna bağlıdır. Bu yazı genel bir rehberdir; kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın ve güncel düzenlemeleri Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan takip edin.

e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark

e-Fatura, iki e-Fatura mükellefi arasında düzenlenir ve sistem üzerinden alıcıya iletilir. e-Arşiv fatura ise alıcı e-Fatura mükellefi değilse (bireysel müşteriler dahil) düzenlenir ve alıcıya e-posta veya bağlantıyla iletilir. Yani aynı gün içinde bir siparişe e-Fatura, diğerine e-Arşiv kesmeniz olağandır.

Doğru belgeyi kim seçer?

Alıcının vergi numarası e-Fatura mükellefleri listesinde sorgulanır. Mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv düzenlenir. Bu sorgu bir entegrasyon altyapısında otomatik yapılmalıdır; elle kontrol, sipariş arttıkça hataya açıktır.

Pazaryeri siparişlerinde fatura

Pazaryerleri satıcıdan faturanın sisteme yüklenmesini ister. Akış genellikle şöyledir: sipariş gelir, fatura kesilir, fatura PDF'i veya bağlantısı pazaryerine iletilir. Bu üç adım otomatik bağlanmazsa her sipariş için ayrı ekranlarda işlem yaparsınız.

Ne zaman kesilmeli?

Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapılmasından itibaren yasal süre içinde düzenlenmelidir. Uygulamada çoğu satıcı faturayı kargoya verme anında keser; böylece paketle aynı anda müşteriye ulaşır.

Otomatikleştirme

Afila'da "ödeme onaylanınca" veya "kargoya verilince" faturayı kes kuralı tanımlarsınız. Belge türü alıcıya göre otomatik seçilir, fatura müşteriye ve pazaryerine iletilir, muhasebe programınıza (Logo, Mikro, DIA, Akınsoft vb.) aktarılır.